Licenciada en Historia UNMSM
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En el año 1991 se publicó, aprobó, emitió la Ley Nº 25323 (4) creación del Sistema Nacional de Archivos y al año siguiente se emitió su Reglamento (5) donde se mencionaría que el Archivo General de la Nación “es el Órgano Rector y Central del Sistema Nacional de Archivos de carácter multisectorial; goza de autonomía técnica y administrativa”, asimismo, en ese sentido, en concordancia el mencionado reglamento precisa sus fines, que no son otros que garantizar la integridad de los fondos documentales del sector público, estatales, a través de una debida administración y aplicación de los procesos técnicos archivísticos que permitan el acceso a la información en todas las instituciones públicas.
El Archivo General de la Nación fue creado en 1861 con el considerando de “crear un Archivo donde se depositen los documentos históricos y oficiales de la Nación..”, y ésta ha sido su principal función hasta hoy. Posteriormente el poder ejecutivo emitió la Ley 19414 (1) titulada “Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental”, la cual señala, que es el Archivo General de la Nación el llamado a velar por el cumplimiento de las normas técnicas de archivo que garanticen el Patrimonio Documental de la Nación en todas las instituciones públicas del país, e incluso puede estar afecto instituciones privadas si tienen documentos “que sirva de fuente de información para estudios históricos y del desarrollo cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación” (2), luego fue publicado el reglamento (3) de la citada ley en el cual se establece aspectos relacionados a cómo el Archivo General de la Nación haría cumplir la ley 19414.
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En el 2004 se emitió, la Ley 24047 (6) titulada “Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación”, que a la fecha ha sido derogada y reemplazada por la Ley 28296 (7) “Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación”, en cuyo Reglamento (8) se incluye a los documentos de archivo como parte del Patrimonio Cultural de la Nación.
Por lo anteriormente citado, podemos asegurar que el Estado peruano tiene la obligación de proteger el Patrimonio Documental Archivístico, el cual está constituido por todos los fondos documentales de las instituciones públicas que se producen en el cumplimiento de sus funciones y lo refrenda la norma señalando que: “los documentos y expedientes referidos en el inc. a) (9) del articulo primero, integran el Patrimonio Documental de la Nación sin necesidad de calificación expresa” (10), en este marco jurídico el Archivo General de la Nación sólo debía cumplir y hacer cumplir la norma sin embargo pocas o ninguna institución recogía sus recomendaciones técnicas, dejando de lado las observaciones que exigía para el cumplimiento de la ley, porque no se contaba con un instrumento sancionador para las instituciones supervisadas o no que incumplieran con la debida protección de sus fondos documentales, solo se limitaban a recoger la recomendación la cual generalmente se perdía en el inclemente olvido, para a continuación seguir cometiendo actos que atentaban contra la integridad del fondo documental.
En las mencionadas circunstancias para superar este aspecto después de muchos años de marchas y contramarchas se publicó el “Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación”, que no es más que un instrumento que hará posible que en adelante la recomendación alcanzada por el Archivo General de la Nación se cumpla o de lo contrario se vea la institución a puertas de ser pasible de sanción, por incumplir los dispositivos técnicos que establece la legislación archivística, la cual señala que los archivos deben estar debidamente administrados y aplicar las directivas a los procesos archivísticos que harán posible un archivo debidamente organizado, de fácil acceso a la información y por qué no decir también un ambiente de trabajo agradable.
Archiveros, no nos debe sorprender este documento, porque la legislación sobre archivos es de larga data en nuestro medio, y así mismo ésta legislación apoya y sirve a la institución para que pueda cumplir con cualquier tipo de control posterior, como lo precisa la Ley Nº 27785.- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. (11) En su art. 9 inciso g “El debido proceso de control, por el que se garantiza el respeto y observancia de los derechos de las entidades y personas, así como de las reglas y requisitos establecidos”, y este requisito se puede cumplir de manera eficaz con la ubicación inmediata de la documentación debidamente organizada, descrita a través de instrumentos descriptivos en cualquier nivel de archivo de manera obligatoria y además con la buena conservación de los documentos, lo cual asegurará recuperar la información en su totalidad, por lo que no podemos dejar de traer a colación el “Artículo 22º.- Son atribuciones de la Contraloría General, las siguientes: a) Tener acceso en cualquier momento y sin limitación a los registros, documentos e información de las entidades, aun cuando sean secretos; así como requerir información a particulares que mantengan o hayan mantenido relaciones con las entidades; siempre y cuando no violen la libertad individual”. (12)
En este contexto vemos que ya es hora de dejar de lado esa expresión que trae a menos la labor del Archivo: “zona de castigo”, el “Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación”, señala en su articulo 16. Infracciones … inc. a) Omitir el establecimiento y la implementación dentro de su estructura organizacional, de un Órgano de Administración de Archivo, que también está indicado en las normas del Sistema Nacional de Archivos (SNA). 001 "Administración de Archivos", aprobado mediante Resolución Jefatural Nº073-85-AGN-J. que a la letra dice “En las entidades del Sector Público se establecerá un Órgano de Administración de Archivos con un nivel equivalente al de las unidades orgánicas de los distintos sistemas administrativos, dependiendo técnica y normativamente del Archivo General de la Nación”. Por lo tanto el Archivo es una unidad orgánica tan importante como otra unidad de la institución y es la obligación del archivero en principio asumirlo como tal, dejando de lado la actitud pasiva y más bien impulsar su labor con ahínco y conocimiento y darle al Archivo el sitial que se merece.
El Reglamento tiene carácter sancionador para aquellos encargados o funcionarios que incumpla la ley del Sistema Nacional de Archivos y de la Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación (13) en los archivos, lo cual también está establecido en el Decreto Ley Nº 276 de las Bases de la Carrera Administrativa, en su articulo 28 Son faltas de carácter disciplinario que, según su gravedad, pueden ser sancionados con cese temporal o con destitución, previo proceso administrativo. inc. i dice: El causar intencionalmente daños materiales en los locales, instalaciones, obras, maquinarias, documentación y demás bienes…” por lo tanto no estamos hablando nada nuevo al respecto.
Por último podemos comentar que al igual que cualquier otro Reglamento, establece las infracciones y el carácter de la falta en función a la escala de leve, grave y muy grave, lo cual es recogido con la única finalidad que se identifique y se sancione a las personas naturales y jurídicas que atentan contra la integridad del fondo documental archivístico parte del Patrimonio Cultural de la Nación. Es más, la sanción de multa que se especifican según la falta está mencionada en la ley 28296 en su “artículo 50º.- Criterios para la Imposición de la multa inc.50.1 Los criterios y procedimientos para la imposición de la multa a que se refiere el artículo precedente, son normados por el organismo competente, teniendo en consideración el valor del bien y la evaluación del daño causado, previa tasación y peritaje, según corresponda. y en el inc. 50.2 La multa a imponerse no podrá ser menor de 0.25 de la UIT ni mayor de 1000 UIT”, podemos concluir que el reglamento sólo es una herramienta que le va permitir al Archivo General de la Nación cumplir con su función sin pretender la intromisión en la autonomía administrativa de cada entidad.
NOTAS:
(1) Ley 19414 “Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental” del 16/May/1972
(2) Idem. Art. 2
(3) Decreto Supremo Nº 022-75-ED del 29/Oct/1975
(4) Ley Nº 25323 Sistema Nacional de Archivos del 10/Jul/1991
(5) Decreto Supremo Nº 008-92-JUS del 26/Jun/1992
(6) Ley Nº 24047 “Ley General de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación” de 03/Ene/1985
(7) Ley 28296 “Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación” del 22/Jul/2004
(8) Decreto Supremo Nº 011-2006-ED del 01/06/2006
(9) Decreto Supremo Nº 022-75-ED Art. 1 inciso a) Documentos y expedientes en los archivos de las reparticiones y organismo del Sector Público Nacional y en los Archivos Históricos, Notariales, Eclesiásticos y Parroquiales y,
(10) Idem art. 2
(11) Ley Nº 27785.- Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. (23/07/2002
(12) Idem
(13) Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación Cap. I Determinación de Infracciones de los artículos 7 al 15.
(*) Yolanda Patricia Mejía Carrillo es Licenciada en Historia por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos (UNMSM) y egresada de la Escuela Nacional de Archivos, con cursos de capacitación en diferentes instituciones como la AECI (España), el Archivo General de la Nación (Perú), entre otras. Se ha desempeñado como encargada de Biblioteca y Archivo en el Instituto “Libertador Ramón Castilla” (1995-2004), Jefa del Archivo Histórico “Domingo Angulo” (2004-2007) de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, así como Jefa de la Biblioteca Militar del Centro de Estudios Históricos Militares del Perú (2008). Ha participado como ponente en temas de Archivo e Historia, así como docente en la UNMSM de los cursos de descripción y conservación documental entre los años 2004 al 2007.
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